Die Sprechstunde endet. Ihr Arbeitstag nicht.
E-Mails, Fristen, Abrechnung, Unterlagen und offene Entscheidungen wandern in den Abend oder ins Wochenende.
Nicole Gaus · Office Expertin
Ich gebe Praxisinhabern Feierabend und Wochenende zurück.
Bürofrei für Heilberufe ist Ihr externes Office auf Inhaberebene: Ich übernehme administrative Verantwortung, steuere Schnittstellen und halte nach – damit nicht mehr alles bei Ihnen endet.
✓ 30+ Jahre Erfahrung✓ diskret & verbindlich
40 %mehr Freizeit sind dabei meist erst der Anfang.
Nicole Gaus
Office Expertin · ZMV · geprüfte Betriebswirtin
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der teuerste Sachbearbeiter Ihrer Praxis sind Sie selbst.
Sie behandeln, führen, entscheiden – und halten nebenbei das Backoffice zusammen. Was tagsüber keinen Platz findet, rutscht in den Abend. Das kostet nicht nur Zeit, sondern unternehmerische Aufmerksamkeit.
Trotz Team läuft alles bei Ihnen zusammen.
Rückfragen, Schnittstellen und das Nachhalten bleiben an Ihnen hängen. Sie führen die Praxis – und nebenbei die Wiedervorlage im Kopf.
Abgeben fühlt sich nach Kontrollverlust an.
Also erledigen Sie vieles lieber selbst. Bisher fehlte die Person, die nicht nur mithilft, sondern Verantwortung wirklich übernimmt.
Entlastung auf Inhaberebene
Sie geben nicht einfach Aufgaben ab. Sie geben Verantwortung in erfahrene Hände.
Ich arbeite nicht als klassische virtuelle Assistenz, die auf Zuruf einzelne To-dos erledigt. Ich denke mit, ordne, koordiniere und halte nach. Sie behalten die unternehmerische Entscheidung – ich sorge dafür, dass daraus ein Ergebnis wird.
Wo Bürofrei ansetzt
Ein Office, das mitdenkt, bevor etwas liegen bleibt.
Backoffice-Steuerung
Zuständigkeiten klären, Informationen bündeln, Fristen im Blick behalten und die Umsetzung verbindlich nachhalten.
Abrechnung & Administration
GOÄ-/GOZ-nahe Abläufe, Dokumentenmanagement, Zahlungseingänge und die Vorbereitung für Steuerberatung oder Buchhaltung organisieren.
Inhaber-Office
E-Mails, Termine, Prioritäten und Entscheidungen so vorbereiten, dass Sie führen können, ohne jedes Detail selbst zusammenzutragen.
Projekte & Prozesse
Veränderungen koordinieren, Abläufe verbessern und wichtige Vorhaben sicher bis zum Ergebnis führen.
Das Ergebnis
Was von Ihrem Schreibtisch verschwindet, bleibt trotzdem unter Kontrolle.
Sie wissen, was läuft, wo eine Entscheidung gebraucht wird und was bereits erledigt ist. Ohne jeden Vorgang selbst anzustoßen, zu prüfen oder drei Wochen später wiederzufinden.
- ✓ Administrative Themen verlassen dauerhaft Ihren Schreibtisch.
- ✓ Verantwortlichkeiten, Fristen und offene Punkte werden verbindlich gesteuert.
- ✓ Sie erhalten Entscheidungsgrundlagen statt weiterer Rückfragen.
- ✓ Feierabend und Wochenende gehören wieder Ihnen.
Sechs Wege in die Bürofreiheit
Wie viel Verantwortung möchten Sie abgeben?
Vom klar abgegrenzten Verwaltungsbereich bis zur exklusiven Begleitung auf Inhaberebene. Die Pakete geben den Rahmen vor; die Inhalte richten sich nach Ihrer Praxis und Ihren Prioritäten. Preise besprechen wir persönlich, wenn der passende Umfang klar ist.
Bürofrei START
Administrative Entlastung
Klar umrissene Bereiche zuverlässig abgeben.
Für Praxisinhaber, die einzelne Verwaltungsbereiche aus ihrem Alltag lösen möchten.
- ✓ Dokumente, Wiedervorlagen und Zahlungseingänge betreuen
- ✓ Bearbeitungsstände transparent halten
- ✓ Betreuungskapazität als verlässlicher Monatsrahmen
Fortbildungsmanagement
Punkte, Fristen und Nachweise
Ihre Fortbildungsfristen laufen. Sie müssen nicht hinterherlaufen.
Punktestand, Nachweise, Fristen und passende Fortbildungen verlässlich im Blick behalten.
- ✓ Bestandsaufnahme und persönlicher Fristenplan
- ✓ Nachweise abgleichen und fehlende Bescheinigungen nachhalten
- ✓ Quartalsweise Recherche passender Fortbildungen
Bürofrei Führungsebene
Externe Backoffice-Leitung
Nicht nur Aufgaben, sondern Verantwortung abgeben.
Für Praxen, in denen trotz Team vieles beim Inhaber zusammenläuft.
- ✓ Zuständigkeiten und Schnittstellen steuern
- ✓ Rückfragen bündeln und Fristen nachhalten
- ✓ Regelmäßiger Überblick ohne Mikromanagement
Executive Core
Persönliches Inhaber-Backoffice
Ihre feste Ansprechpartnerin für Inhaberthemen.
Prioritäten, Informationen und nächste Schritte werden vorausschauend geführt.
- ✓ E-Mail-, Termin- und Aufgabenprioritäten koordinieren
- ✓ Inhaberthemen bündeln
- ✓ Enger, planbarer Betreuungsrahmen
Executive Priority
Führungs- und Projektentlastung
Wichtige Vorhaben kommen wirklich voran.
Projekte, Veränderungen und Sonderthemen werden sicher koordiniert.
- ✓ Projekte und Prozessverbesserungen koordinieren
- ✓ Entscheidungen strukturiert vorbereiten
- ✓ Flexibler Zusatzrahmen nach Bedarf
Executive Select
Exklusive Begleitung
Maximale Entlastung für höchste Verantwortung.
Für wenige ausgewählte Mandate mit hoher Verfügbarkeit und besonderer Diskretion.
- ✓ Vertrauliche Unterstützung auf Inhaberebene
- ✓ Sonderprojekte diskret steuern
- ✓ Exklusiver Kapazitätsrahmen
Ihr Bedarf passt in keine Schublade?
Dann bauen wir den passenden Rahmen.
Alle Paketinhalte können angepasst werden. Fehlt eine Aufgabe oder benötigen Sie eine andere Kombination? Schreiben Sie mir an mail@nicolegaus.de.
Stimmen aus der Praxis
Das sagen meine Kundinnen und Kunden.
„Ich war anfangs skeptisch, ob eine externe Unterstützung mein Backoffice wirklich entlasten kann. Heute frage ich mich, warum ich das nicht schon früher abgegeben habe. Sie strukturiert, übernimmt und denkt voraus. Dank ihr läuft die Abrechnung fehlerfrei, Unterlagen sind vollständig – und ich habe endlich wieder Zeit für meine Patienten.“
„Eine Perle. Ihre Arbeitsweise ist klar, effizient und zuverlässig. Durch ihre Unterstützung konnten wir interne Engpässe sofort auffangen und haben heute deutlich mehr Übersicht im gesamten administrativen Bereich. Sie liefert Ergebnisse, keine halben Sachen.“
„Backoffice war für mich immer ein notwendiges Übel – bis Nicole kam. Sie nimmt mir alles ab, was mich früher aufgehalten hat: Dokumentenmanagement, Abrechnung, Vorbereitung für den Steuerberater. Ich gewinne nicht nur Zeit, sondern auch Ruhe und Kontrolle zurück.“
„Ich brauche jemanden, der zuverlässig, diskret und erfahren arbeitet. Nicole erfüllt das zu 100 %. Sie übernimmt administrative Abläufe, die mich spürbar entlasten, und liefert Ergebnisse, auf die ich mich verlassen kann – immer.“
So beginnt Bürofrei
Sie müssen nicht erst alles aufräumen, bevor Sie abgeben.
Wir starten dort, wo Sie heute stehen. Gemeinsam legen wir fest, was ich übernehme, welche Entscheidungen bei Ihnen bleiben und wie Sie jederzeit den Überblick behalten.
Was bindet Ihre Zeit?
Im Erstgespräch besprechen wir Ihre Praxis, wiederkehrende Engpässe und die Themen, die Ihren Feierabend verlängern.
Verantwortung klar abgeben.
Wir definieren Aufgaben, Zugänge, Zuständigkeiten und Abstimmungen.
Weniger Rückfragen. Mehr Überblick.
Ich koordiniere die vereinbarten Bereiche, halte offene Punkte nach und bereite Ihre Entscheidungen vor.
Nicole Gaus
Verantwortung gelernt, wo Stillstand keine Option ist.
Mehr als 30 Jahre Erfahrung in Verwaltung und Organisation, ZMV, geprüfte Betriebswirtin und ehemalige Head of Administration im internationalen Motorsport: Ich verbinde die Abläufe von Heilberufen mit einem klaren Blick für Prozesse, Prioritäten und wirtschaftliche Zusammenhänge.
Klar in der Kommunikation. Diskret in der Zusammenarbeit. Verbindlich im Ergebnis.
✓ Heilberufsspezifische Expertise✓ Verlässlich und vorausschauend
Aus dem Bürofrei Journal
Gedanken für ein Backoffice, das Sie wirklich entlastet.
Praxisnahe Einordnungen zu Organisation, Delegation und administrativer Verantwortung – klar genug, um daraus den nächsten Schritt abzuleiten.
01Praxisorganisation
Wenn die Sprechstunde endet, beginnt die zweite Schicht.
Warum administrative Arbeit regelmäßig in den Feierabend rutscht – und welche Aufgaben zuerst vom eigenen Schreibtisch verschwinden sollten.
02Delegation & Führung
Delegieren ohne Kontrollverlust: So entsteht echte Entlastung.
Tragfähige Delegation braucht klare Verantwortung, verlässliche Rückmeldungen und einen Rahmen, der Entscheidungen schützt.
03Fortbildungsmanagement
Fortbildungsfristen im Blick – ohne selbst hinterherzulaufen.
Punktestand, Nachweise, Fristen und passende Fortbildungen lassen sich verlässlich steuern.
Vor dem ersten Gespräch
Was Sie vielleicht noch wissen möchten.
Für welche Praxen passt Bürofrei?
Für Arzt- und Zahnarztpraxen, deren Inhaber regelmäßig Verwaltungs- und Koordinationsthemen selbst erledigen.
Wie arbeiten Sie mit meinem bestehenden Team zusammen?
Ich stimme Schnittstellen mit Ihnen und den zuständigen Mitarbeitenden ab, bündele Informationen und halte vereinbarte Schritte nach.
Behalte ich die Kontrolle über meine Praxis?
Ja. Sie treffen die unternehmerischen Entscheidungen. Ich bereite Informationen vor und koordiniere die Umsetzung innerhalb des vereinbarten Mandats.
Kann ich Leistungen individuell kombinieren?
Unbedingt. Die Pakete geben einen Rahmen; welche Aufgaben ich konkret übernehme, vereinbaren wir passend zu Ihrer Praxis.
Warum stehen keine Preise auf der Seite?
Der Preis hängt vom Verantwortungsumfang, den Schnittstellen und dem benötigten Betreuungsrahmen ab. Nach dem persönlichen Gespräch erhalten Sie ein passendes Angebot.
Was kostet Sie ein weiterer Abend am Schreibtisch?